E-Fatura Hakkında Sık Sorulan Sorular
E-fatura sistemi, kullanımı, zorunlulukları ve teknik detaylar hakkında merak ettiğiniz her şey. 30+ soru ve detaylı cevaplarla kapsamlı SSS rehberi.
Kategoriler
Genel Sorular
E-fatura (elektronik fatura), kağıt fatura yerine elektronik ortamda oluşturulan, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen ve saklanan faturalardır. Geleneksel kağıt faturaların tüm hukuki geçerliliğine sahiptir.
Nasıl Çalışır:
- Satıcı, e-fatura yazılımı ile UBL-TR 2.1 standardında XML fatura oluşturur
- Fatura, elektronik imza veya mali mühür ile imzalanır
- İmzalanan fatura GİB sistemine yüklenir
- GİB sistemi faturayı doğrular ve alıcının posta kutusuna iletir
- Alıcı, kendi e-fatura sisteminden faturayı görüntüler ve indirir
Tüm bu süreç saniyeler içinde otomatik olarak gerçekleşir.
E-Fatura:
- Sadece e-fatura mükellefi olan firmalar arasında kullanılır
- GİB sistemi üzerinden elektronik ortamda iletilir
- Karşı tarafın e-fatura mükellefi olması zorunludur
- Kağıt çıktı alınmasına gerek yoktur
E-Arşiv Fatura:
- E-fatura mükellefi olmayan kişi ve firmalara kesilir
- E-posta, SMS veya kağıt çıktı ile gönderilebilir
- Nihai tüketicilere (bireysel müşterilere) kesilir
- GİB sisteminde arşivlenir ancak alıcıya elektronik ortamda iletilmesi zorunlu değildir
Her iki sistem de UBL-TR standardında XML formatında oluşturulur ve aynı yasal geçerliliğe sahiptir.
Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetlerinden tasarruf sağlar. Yıllık binlerce lira tasarruf edebilirsiniz.
Zaman Kazancı: Fatura hazırlama, gönderme ve arşivleme süreçleri otomatikleşir. Dakikalar içinde fatura kesin ve gönderin.
Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkı sağlar.
Güvenlik: Elektronik imza ile güvenli fatura düzenleme. Sahtecilik ve kayıp riski minimuma iner.
Kolay Erişim: Faturalarınıza her yerden, her zaman erişin. Bulut tabanlı arşivleme ile güvende.
Daha fazla bilgi için E-Fatura Avantajları sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
GİB'in sunduğu portal üzerinden e-fatura kesmek ücretsizdir. Ancak, özel entegratör firmalar aracılığıyla e-fatura sistemi kullanmak isterseniz, bu firmalar ücret talep edebilir.
Kolay E-Fatura platformumuz, ücretsiz başlangıç paketi sunmaktadır. İlk 10 faturanız tamamen ücretsizdir. Daha fazla fatura için uygun fiyatlı paketlerimizi inceleyebilirsiniz.
Detaylı fiyatlandırma bilgisi için Fiyatlandırma sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
Vergi mevzuatına göre, e-faturalar 10 yıl süreyle elektronik ortamda saklanmalıdır. Bu süre, faturanın düzenlenme tarihinden itibaren başlar.
Kolay E-Fatura platformumuz:
- Tüm faturalarınızı otomatik olarak güvenli bir şekilde arşivler
- 10 yıllık saklama süresini garanti eder
- İstediğiniz zaman faturalarınıza erişmenizi sağlar
- Yedekleme ve güvenlik önlemlerini otomatik olarak alır
Faturalarınızı kaybetme endişesi olmadan güvenle saklayabilirsiniz.
E-Fatura Zorunluluğu
2025 yılı itibarıyla, aşağıdaki durumlarda e-fatura mükellefi olma zorunluluğu bulunmaktadır:
- Ciro Bazlı Zorunluluk: Bir önceki yıl brüt satış hasılatı belirli bir tutarı aşan işletmeler
- Kamu Kurumları ile Çalışanlar: Kamu kurumlarına mal veya hizmet satan tüm firmalar
- Özel Entegratör Kullananlar: Özel entegratör firmalar aracılığıyla e-fatura sistemi kullanan işletmeler
- Gönüllü Başvuranlar: Ciro şartını sağlamasa bile gönüllü olarak e-fatura sistemine geçmek isteyen firmalar
- Belirli Sektörler: Bazı sektörlerde faaliyet gösteren firmalar için özel düzenlemeler
Güncel ciro limitleri ve detaylı bilgi için E-Fatura Rehberi sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
E-fatura mükellefi olmak için aşağıdaki adımları izlemelisiniz:
- Bağlı bulunduğunuz vergi dairesine e-fatura mükellefi olmak için başvuru yapın
- GİB tarafından onaylanan bir e-fatura yazılımı seçin (Kolay E-Fatura gibi)
- Seçtiğiniz yazılıma kayıt olun ve gerekli entegrasyonları tamamlayın
- Mali mühür veya elektronik imza temin edin
- Test sürecini tamamlayın ve sistemi aktif hale getirin
Kolay E-Fatura platformumuz, bu süreci kolaylaştırmak için size adım adım rehberlik eder.
E-fatura zorunluluğuna uymayan işletmelere idari para cezası uygulanabilir. Ayrıca:
- Kağıt fatura düzenlemek yerine e-fatura kesmek zorunda olan mükellefler, bu yükümlülüklerini yerine getirmezlerse vergi kaybı doğabilir
- Kamu kurumlarıyla çalışan firmalar, e-fatura mükellefi olmazlarsa ödemelerini alamayabilir
- Vergi incelemelerinde sorunlar yaşanabilir
Bu nedenle, zorunluluk kapsamındaysanız en kısa sürede e-fatura sistemine geçmeniz önerilir.
Küçük işletmeler için e-fatura zorunluluğu, ciro eşiğine bağlıdır. Eğer işletmenizin yıllık cirosu belirlenen eşiğin altındaysa, e-fatura mükellefi olma zorunluluğunuz yoktur.
Ancak, aşağıdaki durumlarda küçük işletmeler de e-fatura mükellefi olmalıdır:
- Kamu kurumlarına mal veya hizmet satıyorsanız
- E-fatura mükellefi olan firmalarla çalışıyorsanız (karşı taraf talep edebilir)
- Gönüllü olarak e-fatura sistemine geçmek istiyorsanız
Küçük işletmeler için Kolay E-Fatura, uygun fiyatlı paketler sunmaktadır.
Teknik Sorular
UBL-TR (Universal Business Language - Turkey) 2.1, GİB tarafından belirlenen e-fatura XML formatı standardıdır. Bu standart:
- Uluslararası UBL 2.1 standardının Türkiye'ye uyarlanmış versiyonudur
- E-faturaların hangi bilgileri içermesi gerektiğini belirler
- XML etiketlerinin yapısını ve sırasını tanımlar
- Veri tiplerini ve formatlarını standardize eder
Kolay E-Fatura platformumuz, UBL-TR 2.1 standardına %100 uyumlu XML faturalar üretir.
Elektronik İmza: Kişinin kimliğini doğrulayan ve elektronik belgelerin değiştirilmediğini garanti eden dijital imzadır. Kağıt üzerindeki ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
Mali Mühür: Tüzel kişilerin (şirketlerin) elektronik belgelerini imzalamak için kullandığı özel bir elektronik imza türüdür. Şirket adına fatura kesmek için mali mühür gereklidir.
E-fatura kesmek için mutlaka elektronik imza veya mali mühür temin etmeniz gerekmektedir. Bu sertifikalar, yetkili sertifika hizmet sağlayıcılarından (E-Güven, Kamu SM, TurkTrust vb.) temin edilebilir.
E-fatura XML dosyasını görüntülemek için birkaç yöntem vardır:
- Web Tarayıcı: XML dosyasını sağ tıklayıp "Birlikte Aç" seçeneğinden web tarayıcınızı seçin
- Not Defteri: XML dosyasını not defteri ile açabilirsiniz (ham XML kodu görünür)
- E-Fatura Platformu: Kolay E-Fatura gibi platformlar, XML'i insan tarafından okunabilir formatta gösterir
- XSLT Dönüştürme: GİB'in sağladığı XSLT dosyası ile XML'i PDF formatına dönüştürebilirsiniz
Kolay E-Fatura platformumuzda, faturalarınızı hem XML hem de PDF formatında görüntüleyebilir ve indirebilirsiniz.
E-fatura entegrasyonu, mevcut muhasebe veya ERP sisteminizi e-fatura platformu ile bağlama işlemidir. İki yöntem vardır:
1. API Entegrasyonu:
- E-fatura platformunun API'sini kullanarak otomatik entegrasyon
- Muhasebe programınızdan direkt e-fatura kesebilirsiniz
- Teknik bilgi gerektirir
2. Manuel Kullanım:
- E-fatura platformuna giriş yaparak manuel fatura girişi
- Teknik bilgi gerektirmez
- Küçük işletmeler için idealdir
Detaylı bilgi için E-Fatura Entegrasyonu sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
KDV ve Vergi Soruları
Farklı meslekler için farklı KDV oranları uygulanmaktadır:
- Doktor: %8 (Sağlık hizmetleri)
- Avukat: %20 (Hukuki danışmanlık)
- Mühendis: %18 (Teknik hizmetler)
- Esnaf: %1 (Belirli esnaf hizmetleri)
- Diğer: %18 veya %20 (Hizmet türüne göre)
Kolay E-Fatura platformumuzda mesleğinizi seçtiğinizde, sistem otomatik olarak doğru KDV oranını uygular.
Detaylı bilgi için Meslek Bazlı KDV Rehberi sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
Yanlış KDV oranı ile kesilmiş e-faturayı düzeltmek için:
- Hatalı faturayı iptal edin (e-fatura sisteminde iptal işlemi yapın)
- Doğru KDV oranı ile yeni fatura kesin
- Müşterinizi bilgilendirin
- Muhasebe kayıtlarınızı güncelleyin
Kolay E-Fatura platformumuz, fatura iptal ve düzeltme işlemlerini kolayca yapmanızı sağlar.
Birden fazla hizmet sunuyorsanız, her hizmet için ayrı satır oluşturarak farklı KDV oranları uygulayabilirsiniz.
Örnek: Bir doktor hem muayene (%8 KDV) hem de estetik hizmet (%20 KDV) sunuyorsa:
- Satır 1: Muayene - 500 TL - %8 KDV
- Satır 2: Estetik İşlem - 2.000 TL - %20 KDV
Kolay E-Fatura platformumuz, çoklu satır ve farklı KDV oranları ile fatura kesmenizi destekler.
Kullanım Soruları
E-fatura kesmek için aşağıdakilere ihtiyacınız vardır:
- E-Fatura Mükellefiyeti: Vergi dairesinden e-fatura mükellefi olmalısınız
- E-Fatura Yazılımı: GİB onaylı bir e-fatura platformu (Kolay E-Fatura gibi)
- Elektronik İmza/Mali Mühür: Faturaları imzalamak için
- İnternet Bağlantısı: Faturaları GİB sistemine göndermek için
- Fatura Bilgileri: Satıcı, alıcı ve ürün/hizmet bilgileri
Kolay E-Fatura ile kayıt olduktan sonra hemen fatura kesmeye başlayabilirsiniz.
Evet, Kolay E-Fatura platformumuz mobil uyumludur. Akıllı telefon veya tablet üzerinden:
- E-fatura kesebilirsiniz
- Fatura geçmişinizi görüntüleyebilirsiniz
- Müşteri bilgilerini yönetebilirsiniz
- Faturalarınızı PDF veya XML formatında indirebilirsiniz
Responsive tasarımımız sayesinde her cihazda sorunsuz kullanım deneyimi yaşarsınız.
Evet, kesilen e-faturaları iptal edebilirsiniz. Ancak, iptal işlemi için belirli kurallar vardır:
- Fatura henüz alıcı tarafından kabul edilmemişse direkt iptal edilebilir
- Fatura kabul edildiyse, alıcının onayı ile iptal edilebilir
- İptal edilen fatura yerine yeni fatura kesilmelidir
- İptal nedeni belirtilmelidir
Kolay E-Fatura platformumuzda, fatura iptal işlemini kolayca gerçekleştirebilirsiniz.
Kolay E-Fatura platformumuzda TC Kimlik doğrulama özelliği, müşteri bilgilerinin doğruluğunu garanti eder:
- Müşteri TC Kimlik numarasını girin
- Sistem, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü veritabanı ile doğrulama yapar
- TC Kimlik geçerliyse, müşteri kaydedilir
- Geçersizse, hata mesajı gösterilir
Bu özellik sayesinde, yanlış müşteri bilgisi girme riski ortadan kalkar.
Güvenlik Soruları
Evet, e-fatura sistemi son derece güvenlidir. Güvenlik önlemleri:
- Elektronik İmza: Tüm faturalar elektronik imza veya mali mühür ile imzalanır
- SSL Sertifikası: Veri transferi şifreli kanallar üzerinden yapılır
- GİB Güvenliği: Faturalar GİB'in güvenli sunucularında saklanır
- Yedekleme: Otomatik yedekleme sistemi ile veri kaybı önlenir
- Erişim Kontrolü: Sadece yetkili kişiler sisteme erişebilir
Kolay E-Fatura platformumuz, en yüksek güvenlik standartlarına uygun olarak tasarlanmıştır.
Kolay E-Fatura platformumuzda verileriniz maksimum güvenlik ile korunmaktadır:
- Şifreli Saklama: Tüm veriler şifreli olarak saklanır
- Günlük Yedekleme: Verileriniz her gün otomatik olarak yedeklenir
- KVKK Uyumluluğu: Kişisel verilerin korunması kanununa tam uyum
- Güvenlik Duvarı: Gelişmiş güvenlik duvarı ile korunma
- İzleme Sistemi: 7/24 güvenlik izleme
Verileriniz bizim için çok değerlidir ve en üst düzey güvenlik önlemleri ile korunmaktadır.
Şifrenizi unuttuysanız, kolayca sıfırlayabilirsiniz:
- Giriş sayfasında "Şifremi Unuttum" linkine tıklayın
- Kayıtlı e-posta adresinizi girin
- E-posta adresinize şifre sıfırlama linki gönderilir
- Linke tıklayarak yeni şifrenizi belirleyin
- Yeni şifrenizle giriş yapın
Güvenlik nedeniyle, şifre sıfırlama linki 24 saat geçerlidir.
Daha Fazla Soru mu Var?
E-fatura hakkında başka sorularınız varsa, bizimle iletişime geçebilirsiniz. Müşteri destek ekibimiz size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır.